Werkzaamheden opmaken akten

Uitleg hoofdlijnen diverse werkzaamheden

Graag leggen wij hieronder het algemene stappenplan uit nadat ons kantoor een opdracht van u heeft gekregen tot het opmaken van één of meerdere van de hieronder vermelde akten. Het betreft hier een opsomming op hoofdlijnen, de lijst te verrichten werkzaamheden is aanzienlijk langer per dossiersoort dan hieronder vermeld.

Levering en hypotheek

1. Dossier aanmaken
2. Controle/ naleving ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
3. Controle identiteit, nationaliteit en bevoegdheid van cliënten, identiteitsbewijs, Basisregistratie Personen (gemeente),Verificatie Identificatie Systeem, faillissementsregister, curatele- en bewindregister, evt. handelsregister
4. Onderzoek naar de burgerlijke staat zoals huwelijkse staat en geregistreerd partnerschap en de gevolgen daarvan
5. Het schriftelijk bevestigen van de ontvangst van de koopovereenkomst aan cliënten en eventuele makelaar(s)
6. Doornemen van de koopovereenkomst
7. Controleren bij het kadaster van de tenaamstelling van het registergoed direct na ontvangst van de koopovereenkomst. Controle of niet een andere koopovereenkomst reeds is ingeschreven bij het Kadaster. Controle van eventuele aanwezige hypotheken en/of beslagen bij het Kadaster. Onderzoek naar hoe en wanneer de eigendom (of ander zakelijk recht) is verkregen
8. Het geven van voorlichting over de consequenties van de betreffende dienst aan betrokkenen alsook het uiteenzetten van de daaraan verbonden gevolgen
9. Het bij de betreffende instanties opvragen van zakelijke lasten en het verrekenen daarvan
10. Verzoek aan de financier(s) van de verkoper om de aflosnota(s)
11. Controle tijdige ontvangst van de waarborgsom of bankgarantie incl. eventueel nabellen wanneer deze niet tijdig ontvangen zijn
12. Maken van de akte van levering, incl. opnemen van bestaande erfdienstbaarheden zoals opgenomen in de akte van verkoper, kwalitatieve verplichtingen of bijzondere bepalingen (kettingbedingen of gemeentelijke voorschriften), bepalingen die betrekking hebben op monumenten, beschermd stads- of dorpsgezicht
13. Maken van de hypotheekakte voor het vestigen van een hypotheek op de gekochte woning
14. Gelden opvragen bij de financier van de koper
15. Maken van de nota van afrekening voor het verkrijgen van een overzicht van de te betalen en ontvangen bedragen met betrekking tot de overdracht en/of de hypotheek
16. Tijdige toezending van de concept akte(n) aan de partijen en eventuele makelaar(s) en/of tussenpersonen en het maken van een afspraak voor ondertekening van de akte
17. Tijdige toezending van de ontwerpnota van afrekening aan koper en verkoper, en eventuele makelaars en of tussenpersonen
18. Controle of de te betalen gelden, de door de koper te betalen koopsom, notariskosten, overdrachtsbelasting, maar ook eventuele schulden van de verkoper) tijdig op de kwaliteitsrekening van de notaris zijn gestort incl. eventueel nabellen met de bank
    Tweede controle bij het kadaster van de tenaamstelling van het registergoed voor het tekenen van de akte van levering; controle bij het Kadaster van eventueel aanwezige hypotheken en/of beslagen en overige controles
19. Toelichten en tekenen (passeren) van de akte van levering en hypotheek en het verstrekken van een afschrift van de akte(n) aan de koper
20. Zorgdragen voor inschrijving van een digitaal afschrift van de akte(n) bij het Kadaster
21. Uitbetaling van de gelden aan bank en/of cliënt
22. (digitaal) versturen afschrift van de hypotheekakte aan de hypotheekhouder/bank
23. Werkzaamheden voor wettelijk verplichte registraties van de akte(n) (CDR)
24. Verwerken aanslag en betaling van de overdrachtsbelasting
25. Archivering dossier
26. Akte minimaal 20 jaar bewaren in brandvrije ruimte en in overeenstemming met andere wettelijke voorschriften

Samenlevingcontract, huwelijksvoorwaarden en testament

1. Dossier aanmaken
2. Controle identiteit etc.
3. Gesprek, inventarisatie van persoonlijke omstandigheden en wensen / geven van voorlichting over de consequenties van de betreffende dienst aan betrokkenen alsmede het uiteenzetten van de daaraan verbonden gevolgen
4. Onderzoek naar de betrokken personen in de daartoe bestemde registers
5. Maken van de akte
6. Maken van de (concept-)nota
7. Tijdige toezending van de concept akte en de (concept-)nota
8. Toelichten en tekenen van de akte(n) (passeren)
9. Het (digitaal) afgeven van een afschrift van de getekende akte
10. Werkzaamheden voor wettelijk verplichte registratie van de akte (CDR incl. zo nodig inschrijving van de akte in het Centraal Testamenten Register en zo nodig de Rechtbank)
11. Ontvangst en controle van de verzamellijst van het Centraal Testamenten Register
12. Archivering dossier
13. Akte minimaal 20 jaar bewaren in brandvrije ruimte en overeenkomstig andere wettelijke voorschriften

Oprichten B.V., stichting en vereniging

1. Dossier aanmaken
2. Controle identiteit etc.
3. Inventarisatie van omstandigheden en wensen ten aanzien van rechtspersoon / geven van voorlichting over de consequenties van de betreffende dienst aan betrokkenen alsmede het uiteenzetten van de daaraan verbonden gevolgen
4. Onderzoek naar de betrokken (natuurlijke / rechts-)personen in de daartoe strekkende registers
5. Maken van de akte
6. Maken van de (concept-)nota, voor een overzicht van de te betalen bedragen
7. Tijdige toezending van de concept akte en de (concept-)nota
8. Indien noodzakelijk, wijzigingen aan de Kamer van Koophandel doorgeven
9. Toelichten en tekenen van de akte (passeren)
10. Werkzaamheden voor wettelijk verplichte registratie van de akte (CDR)
11. Het (digitaal) afgeven van afschrift(en) of uittreksels van/uit de getekende akte(n)
12. Archivering dossier
13. Akte minimaal 20 jaar bewaren in brandvrije ruimte en overeenkomstig andere wettelijke voorschriften