Privacyverklaring

Privacyverklaring Elan Notarissen

Deze verklaring geeft informatie over hoe onze (individuele) vestigingen omgaan met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Zie op deze website voor onze contactgegevens per vestiging.

Onze dienstverlening

Onze vestigingen vragen uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

1. het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
2. om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
3. voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als op één van onze vestigingen een notariële akte wordt opmaakt met uw persoonsgegevens, dan moet de betreffende notaris(sen) zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Het betreft hier uw volledige naam en adresgegevens (NAW), uw geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat en de gegevens van uw legitimatiebewijs. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag (artikel 58 en 59 Wet op het Notarisambt) verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren. De eerste minimaal 20 jaar in een eigen ruimte (welke voldoet aan de daartoe gestelde eisen), daarna gaat de akte binnen 10 jaar naar een door de Staat der Nederlanden beheerd archief.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in bepaalde registers. Dit zijn onder andere de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Mocht een dossier worden overgedragen tussen vestigingen, dan geldt vorenstaande (ook) voor die vestiging.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door onze vestigingen in het kader van advisering en overige diensten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening. U kunt hierbij denken aan de legalisatie van uw handtekening, advisering omtrent (de afwikkeling van) een nalatenschap of herstructurering van uw onderneming.Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn hangt af van de overeengekomen dienst. Dit kunnen onder meer zijn: uw NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), uw geboorteplaats en –datum, uw burgerlijke staat. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening en zullen diverse registers geraadpleegd worden.

Ook voor de verwerking van uw persoonsgegevens welke niet gebruikt worden voor het opmaken van een notariële akte geldt dat deze vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door onze vestigingen geldt:

1. de verwerking van NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs en het Burgerservicenummer bij het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, en het opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van het voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossiervorming) heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. het passeren van de notariële akte
   2. op grond van de wettelijke verplichting op grond van Selectielijst (119), Staatscourant 2005, nr. 212, Archiefwet
2. de verwerking van NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, financiële gegevens (afrekening) bij het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending van concepten en dossierstukken aan derden met toestemming van de cliënt heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. het informeren van derden op verzoek van de cliënt
   2. op grond van toestemming van de cliënt
3. de verwerking van NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens legitimatiebewijs bij het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van een opdracht van de cliënt
   2. uitvoering geven aan een overeenkomst
4. de verwerking van NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens legitimatiebewijs bij het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in een register (KNB, belastingdienst, Kadaster) heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. kenbaarheid
   2. op grond van een wettelijke verplichting en in het geval van het Centraal Levenstestamentenregister toestemming van de cliënt
5. de verwerking van NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens legitimatiebewijs bij het vastleggen en raadplegen van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. het bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek
   2. ter uitvoering van een overeenkomst
6. de verwerking van contactgegevens bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens voor het aanleggen van registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven en dergelijke heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. marketing en acquisitie
   2. op grond van toestemming van betrokkene
7. de verwerking van naam, contactgegevens en hoedanigheid van contactpersonen, zakelijke ketenpartners, adviseurs enzovoorts bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens ten behoeve van relatiebeheer, zakelijke contactpersonen in de keten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. het informeren en faciliteren van samenwerking in de keten
   2. op grond van toestemming van de cliënt
8. de verwerking van NAW-gegevens en bankrekeningnummers (IBAN) bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens voor de financiële administratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. de kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen
   2. op grond van een wettelijke verplichting
9. de verwerking van gegevens bij het verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitatiegegevens (sollicitatiebrieven, curriculum vitae) heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
   1. selectie van personeel
   2. op grond van toestemming van de betrokkene

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als een vestiging persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

1. openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel (Handelsregister), het huwelijksgoederenregister (hgr) en het curatele- en bewind register (CBBR);
2. basisregistratie personen (BRP);
3. makelaar, hypotheekadviseur, accountant, fiscalist, advocaat, boekhouder, of andere door uzelf ingeschakelde adviseur in verband met de door u aan een vestiging verstrekte opdracht;
4. schenker/begiftigde;
5. testateur/erfgenaam/executeur/bewindvoerder/curator of (andere) wettelijk vertegenwoordiger, en
6. gevolmachtigde.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Onze vestigingen geven uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Onze vestigingen verstrekken persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

1. makelaar, hypotheekadviseur, accountant, fiscalist, advocaat, boekhouder, of andere door uzelf ingeschakelde adviseur in verband met de door u aan een vestiging verstrekte opdracht;
2. de andere partijen betrokken bij de akte en hun adviseurs;
3. openbare registers, zoals het Kadaster of de Kamer van Koophandel; en
4. de Belastingdienst.

Persoonsgegevens worden door onze vestigingen niet doorgegeven buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door onze vestigingen niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard (zie hiervoor).

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door een vestiging worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens onze vestigingen verwerken, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in, of houden deze verband met, een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door onze vestigingen wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Onze vestigingen stellen alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door onze vestigingen

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door een vestiging dan horen wij dit graag via onze contactpersoon Gerben Elsinga, info@elannotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Elan Notarissen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.