Beroepsregels

Nederlandse notarissen zijn gebonden aan heel veel wetgeving, beroeps- en gedragsregels. Deze liggen deels vast in de Wet op het Notarisambt en deels in door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie opgelegde regelgeving.

Hier vindt u de diverse regelingen.

Enkele van deze regels specifiek zijn:

WWFT

De laatste jaren is er veel regelgeving bij gekomen in het kader van de Wet Witwassen en Financiering van Terrorisme. Welke regelgeving voor het notariaat dit is kunt u hier nalezen.
Wat deze regelgeving voor u zou kunnen betekenen als u een notaris voor dienstverlening inschakelt kunt u hier nalezen.

Voorbeeld 1: Controle herkomst cliëntengelden of gelden niet-professionele geldverstrekker

Notarissen zijn verplicht onderzoek te doen naar de herkomst van gelden. Als gelden door of namens een cliënt op de notariële kwaliteitsrekening (derdenrekening) worden gestort en de herkomst daarvan is niet direct helder, dan moet de notaris aan de cliënt een verklaring vragen over de herkomst van die gelden. Zo nodig moet de cliënt de verklaring onderbouwen met bewijsstukken.

Dit geldt dus bijvoorbeeld niet alleen als een koper van een woning een deel van de koopsom uit eigen middelen betaalt, maar ook als een ander de koper een geldbedrag verstrekt in verband met de aankoop (vnl. particuliere geldverstrekker met of zonder vestiging hypotheek).

Voorbeeld 2: het UBO-onderzoek

Hoever reikt de onderzoeksplicht van de notaris om de werkelijke ’ultimate beneficial owner‘ (UBO) van een rechtspersoon te achterhalen?
Op grond van artikel 3 lid 2 letter b WWFT is een notaris verplicht de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende vast te stellen als de cliënt een rechtspersoon is. Daarnaast moet een notaris, afhankelijk van zijn risico-inschatting, maatregelen nemen om er zeker van te zijn dat de opgegeven identiteit ook overeenstemt met de werkelijke identiteit. Het verplichte onderzoek naar de UBO is in de wet gekomen omdat criminelen vaak gebruik maken van constructies waarin (buitenlandse) rechtspersonen een rol spelen als een middel om de criminele herkomst van wit te wassen gelden te verbergen. Bij cliënten en transacties die een laag risico vormen, is vragen naar de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende en het laten ondertekenen van een verklaring daaromtrent voldoende. Bij een cliënt/rechtspersoon met een hoog risico kan de notaris bijvoorbeeld het onderzoek uitbesteden aan een gespecialiseerd bureau. De uiteindelijk belanghebbende is degene die meer dan 25 % van de aandelen heeft of de feitelijke zeggenschap uitoefent. Dit betekent dat middellijke belangen ook meetellen als het directe of onmiddellijke aandelenbelang onder de 25% bedraagt.

Een notaris dient op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om inzicht te verwerven in de eigendom- en zeggenschapsstructuur (organogram, groepsschema etc.) Uitgangspunt hierbij is dat de notaris niet alleen de structuur kent maar ook begrijpt.

Bij rechtspersonen met toonderaandelen is de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende mogelijk niet traceerbaar. Van rechtspersonen met aandelen aan toonder die vertegenwoordigd worden door een Nederlands trustkantoor dient de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende bij het trustkantoor bekend te zijn en kan het trustkantoor daaromtrent een schriftelijke verklaring afleggen. Als de cliënt van een notaris een stichting betreft waarbij de begunstigden van het vermogen (nog) niet zijn vastgelegd wordt de groep van personen in wier belang de stichting hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is, als UBO beschouwd. Hierbij kan gedacht worden aan de personen die in het stichtingsbestuur zitten of degenen die de stichting hebben opgericht.

Zie ook de website van het Bureau Financieel Toezicht: www.bureauft.nl.

Voorbeeld 3: het PPP- of PEP-onderzoek

Onder PEP’s worden personen verstaan, die een prominente politieke functie bekleden of hebben bekleed en de directe familieleden of naaste geassocieerden van deze personen. Het begrip PEP beperkt zich niet langer tot buitenlandse politiek prominente personen: ook binnenlandse politiek prominente personen vallen nu onder dit begrip.

Een PEP is in elk geval (zie ook artikel 2 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018):

1. staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris
2. parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan
3. lid van het bestuur van een politieke partij
4. lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat
5. lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank
6. ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten
7. lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf
8. bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie.

In het geval dat de cliënt of de UBO een PEP is, moet een notaris verscherpte cliëntenonderzoeksmaatregelen treffen, zoals passende maatregelen om de bron van het vermogen en van de middelen vast te stellen en toestemming van het hoger leidinggevend personeel voor het aangaan of voortzetten van deze zakelijke relatie of het verrichten van deze transactie.

Beperking uitbetaling derdengelden

In 2010 is er naar aanleiding van de uitbetaling van gelden aan anderen dan de cliënt commotie geweest. Daarom zijn in 2010 en 2011 maatregelen genomen. Deze staan in het reglement beperking uitbetaling derdengelden (BUD).

Het reglement houdt in hoofdlijnen in dat de notaris alleen gelden mag uitboeken naar de rechthebbende (bijv. verkoper/koper) maar niet naar anderen. Er geldt slechts een beperkt aantal uitzonderingen op deze regel, zoals een makelaar/taxateur en een hypotheekadviseur (welke een nota hebben uitgereikt) of een andere notaris.

Meer over dit onderwerp is te vinden als u op de volgende link klikt.