Legalisatie

Handtekening legaliseren door een notaris

Door notarissen en instanties wordt vaak gevraagd om de handtekening van de ondertekenaar onder een stuk te laten legaliseren. Waarom wordt een legalisatie gevraagd en hoe gaat het in zijn werk?

Waarom legaliseren?

Het is belangrijk dat met zekerheid vaststaat dat u zélf het betreffende document heeft ondertekend en niemand anders. Ook is de regelgeving op dit gebied van het vaststellen van de echtheid van legitimatiebewijzen sterk toegenomen. Daarom wordt de handtekening op het document gelegaliseerd en wordt een scan gemaakt via een ID-scanner. Op deze wijze kan achteraf geen onenigheid ontstaan over de echtheid van uw handtekening (en wordt de kans op verkeerd gebruik sterk beperkt).

Waar legaliseren?

Iedere notaris in Nederland is bevoegd uw handtekening te legaliseren. De notaris die uw handtekening legaliseert, kan hiervoor kosten in rekening brengen. Als het gaat om legalisatie van stukken van onze eigen kantoren van Elan Notarissen, en u zet de handtekening op één van onze vestigingen (Steenwijk, Sneek of Zwartsluis), dan is de legalisatie gratis.

Hoe legaliseren?

U zet uw handtekening onder het document pas op het notariskantoor. Het is verstandig om eerst telefonisch contact met het notariskantoor op te nemen om te vragen op welk moment u langs kunt komen. Als het gaat om een document van Elan Notarissen, dan kunt u tijdens kantooruren op de betreffende vestiging van Elan Notarissen terecht.

U moet bij uw bezoek de volgende zaken meenemen:

  • Het te legaliseren document.
  • Een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of een vreemdelingendocument), danwel het in de in het te legaliseren document vermelde legitimatiebewijs.

Stappen legalisatie

  1. U zet uw handtekening in het bijzijn van de notaris of één van zijn medewerkers en u toont daarbij uw legitimatiebewijs.
  2. De notaris legaliseert vervolgens uw handtekening door te verklaren dat u de handtekening ter plaatse op het document heeft gezet
  3. Er wordt een een ID-scan van uw legitimatiebewijs gemaakt.
  4. Vervolgens stuurt u het gelegaliseerde document met de ID-scan van uw legitimatiebewijs terug of u laat deze bij ons achter (als het gaat om een document van Elan Notarissen zelf).

Apostille

Soms is alleen een legalisatie niet voldoende en moet de handtekening van de notaris zelf ook nog op echtheid worden gecontroleerd door de Rechtbank. Dit heet een apostille.

Legalisatie door een andere instantie

Het is onder omstandigheden ook mogelijk dat een andere bevoegde instantie uw handtekening legaliseert onder het document. Daarvoor kan het dan wel nodig zijn dat er al in een eerdere instantie een ID-scan van uw betreffende legitimatiebewijs is gemaakt.
Het is ook dan echter nodig dat het getoonde legitimatiebewijs:
– op echtheid wordt gecontroleerd; en
– een verklaring wordt gezet op de kopie van het betreffende legitimatiebewijs, samen met een handtekening van degene die daartoe bevoegd is namens de betreffende instantie, dat het legitimatiebewijs op echtheid is gecontroleerd conform de voor het notariaat geldende regelgeving.